ÜCRET
BORDROSU YAZILIMLARI
Küçük işletmeler dışındaki şirketler, kamu kurumları,
iktisadi devlet teşekkülleri, Ücret Bordrosu yapmak için çeşitli firmalardan yazılımlar
satın alarak personel ücret bordrolarını bu programlar vasıtasıyla yapmaktadır.
Personel istihdam eden şirket ve kurumlar ücret
bordrosu için gerekli olan yazılımları 2 şekilde edinmektedirler;
1)
Hazır
bordrolama programları satın almaktadırlar.
2)
Büyük
şirketler ise genel olarak kendine özgü program geliştirecek yazılım firmaları
ile anlaşarak İnsan Kaynakları programları ve ücret bordrosu programlarını
kendi bünyelerinde yaptırarak kullanmaktadırlar.
Satışını yapan veya firmaya özel program yazan Yazılım
Uzmanlarının ve Danışmanların birçoğu bu konudaki bilgi eksiklikleri nedeniyle
ücret bordrosu yapan kullanıcıların (Client) tahakkukları yanlış yapmasına
sebep olmaktadır. Bu ise programları kullanan firmaların zarar etmesine ve
fazla vergi ödemesine yol açmaktadır.
ÜCRET BORDROSU UYGULAMA HATALARI
Uygulama hatalarının küçümsenemeyecek bir kısmi bu
yazılımlardan kaynaklanmakta olup diğer bir kısmı ise şirketlerde bordro yapan
personelin bilgi eksikliği, ücret ve bordro konuları ile ilgilenen uzman ve
yöneticilerin konuyu yeteri kadar bilmemelerinden kaynaklanmaktadır.
Bu Hatalar Nasıl Yapılmakta ve Sonuçlanmakta?
Ay
sonlarında ücret tahakkuklarının yapılması aşamasında, yeni personelin işe
giriş işlemleri sırasında alınan bilgilerin sistemlere yanlış girilmesi, yazılım
kullanım kılavuzlarındaki açıklamalara göre işlem yapılması sonucu şirketler
fazla vergi ödemek durumunda kalarak zarara uğramakta veya personel
ücretlerinden fazla vergi keserek personelinin daha az ücret almasına sebep
olmaktadır.
Sık
yapılan bir diğer hata ise bazı indirimlerin 2 defa uygulanmasıdır. Bunun en
bilinen nedeni; birimler arasındaki iletişim eksikliği, bordro
yapımına/kontrolüne ve yasal mevzuata hakim olmayan uzman ve elemanların bu
hatalar hakkında bilgilerinin olmamasıdır. Yanlış uygulamaların sonuçlarının
kısa sürede anlaşılamaması nedeniyle uzun yıllar eksik vergi yatırılmaktadır.
GELİR İDARESİ VE SGK ÇALIŞMALARI
Gelir
idaresi ve SGK’ nın yeniden yapılandırma çalışmaları için torba yasa ile vergi
ve SGK primlerinin taksitlendirilmesi sağlanmıştır. Taksitlendirme müracaat
tarihinden sonra denetimlere hız verilmesi için yeni kadrolar tahsisi edilmiş
ve eğitimler tamamlanma aşamasına gelmiştir.
Matrah
arttırmayan veya borç taksitlendirmesi talebinde bulunmayan firmalardan
başlamak üzere denetimlere başlanacaktır. SGK işlemlerin bilgisayar ortamına
aktarılmasında oluşan personel fazlası ile kurum 3-4 kişilik gruplar hallinde
firmaları ziyaret ederek denetimler için ön hazırlıklar yapıldığını göstermektedir.
BORDRO HATALARININ TESPİT EDİLMESİ
İnsan Kaynakları birimlerinde çalışanlar veya ücret
bordrosu dış kaynak hizmeti sunan bazı firmalarda sadece yazılımlar esas
alınarak yapılan ücret bordrosu tahakkuklarını yapan uzman ve elemanların bu
konularda yeterli bilgisinin olmaması riskleri her gün arttırdığı gibi ortaya
çıkmasını da engellemektedir.
ÜCRET
BORDROSU VE FİRMALARI BEKLEYEN SORUNLAR
Fazla
Gelir vergisi kesintisi nedeniyle şirketlerin giderlerinin artması, bazı
indirimlerin sehven fazla yapılması nedeniyle vergi kaybı yaşanması, düzeltme
beyanları gerektirmesi, personelden fazla gelir vergisi kesintisi yapılması
gibi sorunlar firmaları bekleyen önemli konulardır.
FİRMALAR
NELER YAPMALI
Bordroda yapılan bu hataların kısa sürede ortaya
çıkmasına şirketler ihtimal vermeseler de Gelir idaresi ve SGK incelemeleri
başlamadan önce bordro yazılım veya uygulama hatalarını ortaya çıkaracak çalışmalara
başlamaları, bordro işlemlerini yapacak personeli eğitmeleri veya bu konuları
iyi bilen personel istihdam etmeleri gerekmektedir.
En önemli konu ise bu hataları ortaya çıkaracak denetim
yaptırmalı ve tedbir almalıdır.
Global sektörlerde iş yapan firmaların denetim
çalışmalarında bile gözden kaçan bu aksaklıkların firmalarda sorun yaratması ihtimali
her geçen gün artmaktadır. 2-3 yıldır devam eden hatalar nedeniyle şirketlerin
uğrayabileceği zararlar, düzeltme beyanları, ek bildirge verilmesi dışında şirketlerin
fazla vergi vermeleri sorunları oldukça fazladır.
Indense Danışmanlık Yönetim Danışmanı Şakir Gülsever tarafından yazılmıştır. Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca kaynak göstermeden
kopyalanamaz, değiştirilemez, yayınlanamaz.
